Ohje: Valtion hankinnat Power BI:hin

Kerron tässä hyvin yksityiskohtaisessa ohjeessa miten saat valtion hankinnat varttitunnissa Power BI Desktopiin tutkittavaksi ja visualisoitavaksi vaikket olisi käyttänyt Power BI:tä koskaan aikaisemmin. Sama ohje on julkaistu aiemmin HExcelligentissä.

Power BI Desktop työasemaan

Lataa ja asenna työasemaasi ilmainen Power BI Desktop -ohjelma osoitteesta https://www.microsoft.com/fi-FI/download/details.aspx?id=45331. Kun aloitat latauksen, valitse PBIDesktop_x64.msi -paketti. Ladattuasi .msi-tiedoston, aloita asennus kaksoisnapsauttamalla sitä ja etene ohjeiden mukaan.  Pahoittelut, mutta Power BI Desktopista ei ole vieläkään mac-versiota.

Datojen lataus

  1. Siirry avoimen datan sivulle osoitteeseen: https://www.avoindata.fi/data/dataset/valtion-virastojen-ostolaskut.
  2. Napsauta aineistolinkin Avaa-painiketta hiiren kakkospainikkeella ja kopioi pikavalikosta löytyvällä komennolla aineistolinkin url-osoite talteen. Käyttämästäsi selaimesta riippuen valikossa on Copy Shortcut tai esimeriksi Copy link address tyyppinen komento. Tulet myöhemmin kopioimaan myös toisen linkeistä, joten jätä sivu avoimeksi.
  3. Käynnistä Power BI Desktop ja sulje mahdollisesti ohjelman päälle avautuva käynnistysruutu.
  4. Aloita ensimmäisen aineiston lataaminen komennolla Aloitus > Nouda tiedot > Verkko (Home > Get Data > Web).Tiedoksi: Jos olisit kopioinut .csv-tiedoston itsellesi ja suorittaisit latauksen paikallisesta tiedostosta, aloittaisit latauksen vaihtoehdolla Teksti/CSV (Text/CSV), mutta nyt tiedosto ladataan suoraan avoimen datan palvelusta, jolloin jos tiedoston sisältö muuttuu, voit päivittää Power BI -tiedoston helposti.
  5. Liitä linkki avautuvaan ikkunaan esimerkiksi Ctrl + C -näppäinyhdistelmällä ja jatka OK:lla.
  6. Saat esiin esikatseluruudun, jossa näytetään tietoja ladattavasta datasta (merkistö, sarake-erotin). Pääset jatkamaan datan muokkaukseen valitsemalla Muokkaa (Edit). Älä valitse vaihtoehtoa Lataa (Load), vaikka sitä oletuksena tarjotaankin!
  7. Tämän jälkeen Power BI Desktopiin pitäisi avautua ns. kyselyeditori (query editor), mutta ikkuna saattaa jäädä piiloon myös Power BI Desktopin pääikkunan taakse. Tutki siis avoinna olevat ikkunat, jos näyttää ettei mitään tapahtuisi. Ja jos vahingossa jo latasit tiedot kiellosta huolimatta, pääset kyselyeditoriin valitsemalla pääikkunasta komennon Aloitus > Muokkaa kyselyitä (Edit Queries).Kyselyeditorissa näkyy (1) kaikki tässä tiedostossa olevat kyselyt, (2) aktiivisen kyselyn tulosjoukko osittain sekä (3) aktiivisen kyselyn datan muokkausaskeleet eli stepit.
  8.  Tee saman tien kyselyeditorissa ollessasi toinenkin kysely eli kopioi leikepöydälle myös toisen tiedoston url-osoite, palaa kyselyeditoriin ja aloita kysely komennolla Uusi lähde > Verkko (New Source > Web). Liitä taas url-osoite kenttään ja suorita ohjattu toiminto loppuun. Tämän jälkeen sinulla pitäisi näkyä kaksi kyselyä.
  9. Nämä kaksi kyselyä pitää saada yhdistettyä yhdeksi datatauluksi eli kyselyistä muodostetaan yksi tulosjoukko, jossa kyselyiden tulokset ovat allekkain. Valitse ensin jompi kumpi kyselyistä ja anna komento Aloitus > Liitä kyselyt loppuun > Liitä kyselyt uutena (Home > Append Queries > Append Queries as New).
  10. Valitse tämän jälkeen molemmat aiemmat kyselyt ja etene OK:lla.
  11. Tällä hetkellä sinulla on jo kolme kyselyä, joista viimeiselle voi antaa nimeksi esimerkiksi ”Ostolaskut”.
  12. Näistä kolmesta kyselystä ainoastaan viimeisin Ostolaskut-kysely tullaan lataamaan datatauluksi Power BI:n tietomalliin, joten määritä pikavalikon kautta ettei kahta aiempaa kyselyä ladata tiedostoon. Ota kummankin kyselyn pikavalikosta pois käytöstä toiminto Ota lataaminen käyttöön (Enable load). Kyselyt muuttuvat samalla kursivoiduiksi ja tämän jälkeen vain Ostolaskut-kokonaisuus latautuu visualisoitavaksi.
  13. Ennen lataamista pitää vielä tehdä muutamia tarkistuksia. Erityisen tärkeää on tarkistaa sarakkeiden tietotyypit kuten kokonaisluvut, desimaaliluvut ja päivämäärät. Huomaa että jos luvut tai päivämäärät jäävät teksteiksi, niillä ei voi laskea eikä Power BI tunnista päivämääriä.

  14. Jos haluat, voit myös muuttaa sarakeotsikot kaksoisnapsauttamalla niitä.
  15. Kun teet erilaisia operaatioita datalle kuten vaihdat tietotyyppejä tai vaihdat otsikoita, ne nauhoittuvat ns. vaiheina ja näkyvät oikealla olevassa paneelissa, josta niitä voi esimerkiksi muokata tai poistaa, mikäli teet virheellisen vaiheen.
  16. Kun tietotyypit ja otsikot ovat kunnossa, lataa data valitsemalla komento Aloitus > Sulje ja ota käyttöön (Home > Close & Apply), jonka jälkeen saattaa kestää hetken kun Power BI lukee dataa avoimen datan palvelusta. Odottele rauhassa. Rivejä on hieman alle 1,5 miljoonaa riviä (8.9.2017).

 

Kun lataus on onnistunut, näet kentät oikealla ja niiden edessä erilaisia visualisointivaihtoehtoja.

Kenttien lisäksi näytön vasemmassa reunassa näkyy oleellisia toimintoja, kuten (1) kyselyeditoriin siirtyminen, (2) visualisointi, (3) ladattujen taulujen tarkastelu ja (4) taulujen väliset yhteydet, jos malliin on ladattu useita eri tauluja, joiden välille luodaan relaatioita.

Visualisointi

Kun olet ladannut datan, valitse oikeassa reunassa olevasta paneelista vuorollaan kukin numeerinen tai päivämäärä-sarake ja muotoile ne Mallinnus (Modeling) -välilehdeltä, jotta sinun ei tarvitse muotoilla niitä jokaisessa visualisoinnissa erikseen. Jos haluat heti nähdä muotoiluiden vaikutuksen sarakkeisiin, siirry ensin Tiedot (Data) -puolelle (edellisen kuvan vaihtoehto 3).

Ennen kuin aloitat visualisointien laatimisen, tarkista että olet Raportti (Report) -osiossa (edellisen kuvan vaihtoehto 2).

Ideana on, että vedät arkille erilaisia luokittelevia tietoja (kuten hankintakategoria, hallinnonala tai kirjanpitoyksikkö ) ja laskennallisia kenttiä (kuten TiliöintiriviSumma) ja muodostat ikäänkuin Excelin pivot-taulukon kaltaisia taulukoita.

Tämän jälkeen voit vaihtaa kunkin erillisen ”visualisoinnin” tyypin Visualisoinnit (Visualizations) -paneelista.

Kun aktivoit visualisoinnin, voit käsitellä sitä kolmen eri välilehden toimintojen avulla. Välilehdet löytyvät visualisointivaihtoehtojen alta. Ensimmäisellä välilehdellä valitset mitä kenttiä visualisoinnissasi näytetään ja miten sitä sekä sivua tai raporttia suodatetaan. Toiselta välilehdeltä (tela) löytyy erilaisia muotoilumahdollisuuksia ja kolmannella saattaa olla analysointiominaisuuksia, joiden olemassaolo ja määrä riippuvat valitusta visualisoinnista.

Visualisointien vuorovaikutteisuus

Visualisoinnit ovat oletusarvoisesti keskenään vuorovaikutteisia. Kun napsautat yhtä kohdetta, toiset reagoivat automaattisesti. Voit muokata vuorovaikutuksia valitsemalla Muotoile > Muokkaa vuorovaikutuksia (Format > Edit Interactions). Löydät niistä lisätietoja aiemmasta Power BI -raportin viimeistely -jutustani.

Ja tokihan visualisointien joukossa on myös kortti (card),  jolla voit näyttää yhden tunnusluvut ja osittaja (slicer), jonka ulkoasu muuttuu automaattisesti, jos valitset osittajaan tekstimuotoista tietoa tai vaikkapa päivämäärän.

Sisäänrakennettujen visualisointien lisäksi saat käyttöösi erilaisia mukautettuja visualisointeja, joita on nyt jo noin 100 erilaista.

Datan päivitys

Hankintadata tulee päivittymään avoimen datan sivustolla säännöllisesti, mutten vielä tiedä millä tavalla päivitetty data näkyy sivustolla. Jos sivustolla olevan .csv-tiedoston url-osoite pysyy samana vaikka data päivitttyy, saat päivitettyä datan käyttämällä Power BI Desktopissa Aloitus > Päivitä (Home > Refresh) -painiketta.

Mikäli sivustolla olevan .csv-tiedoston url-muuttuu, voit muuttaa tietolähdeasetuksia komennolla Aloitus > Muokkaa kyselyitä > Tietolähdeasetukset (Home > Edit Queries > Data source settings) ja päivittää datan sen jälkeen. [Edit 6.10.2017: Molempien csv-tiedostojen url-osoitteet päivittyvät kuukausittain, joten kopioi uudet urlit ja muuta tietolähdeasetuksista uudet url-osoitteet tilalle, kuten tässä kappaleessa on kerrottu.]

Noh?

Aiotko ryhtyä tutkimaan aineistoa? Minä ainakin aion.

Jos kiinnostuit Power BI:stä enemmänkin, kannattaa lukea myös Power BI – kaikki mitä sinun tulee tietää aloittaaksesi.

PS. Ja hankintojahan voi tutkia myös Tutki hankintoja -sivustolla.